Kort fortalt
En ansat vinder, når der også er papirarbejde, og kunderne skal kende en fast stemme. Et bureau vinder, når kunden skal have et menneske i røret, også om natten. En AI vinder, når du misser mange korte opkald i arbejdstiden og om aftenen. Start med at tælle, hvilke opkald du misser.
- Tæl dine missede opkald i to uger, før du vælger.
- Vrede kunder og svære vurderinger kræver et menneske.
- Du kan kombinere: en ansat om dagen, en AI om aftenen.
Start med de opkald, du misser
Spørgsmålet er ikke, hvad der er bedst i almindelighed. Spørgsmålet er, hvem der skal tage de opkald, du ikke selv når. Og de opkald ser forskellige ud fra firma til firma.
- Gå telefonens liste over ubesvarede opkald igennem for de sidste to uger.
- Skriv ud for hvert opkald: hvornår på dagen, ny eller kendt kunde, og hvad det handlede om, når du ringede tilbage.
- Tæl, hvor mange der var nye kunder, og hvor mange der aldrig tog telefonen, da du ringede tilbage.
- Læg mærke til, om de kommer midt på dagen, efter fyraften eller i weekenden.
Med de tal kan du bruge tabellen nedenfor. Uden dem gætter du.
Hvem vinder i hvilken situation?
| Din situation | Vinder typisk | Hvorfor |
|---|---|---|
| Du misser korte opkald, mens du arbejder, og ringer selv tilbage | AI | Den tager opkaldet, spørger ind og sender dig beskeden med det samme |
| Der er også fakturaer, tilbud og planlægning, der skal laves | En ansat | Den eneste af de tre, der laver andet end at tage telefonen |
| Mange kunder ringer med reklamationer eller er vrede | En ansat eller et bureau | Et menneske kan berolige og tage ansvar |
| Kunden skal have en pris eller en faglig vurdering i telefonen | En ansat med fagviden | Hverken et bureau eller en AI kender dit fag godt nok |
| Mange opkald om aftenen og i weekenden | AI eller bureau | En ansat har fri, når opkaldene kommer |
| Mange ringer på samme tid, fx efter et skybrud | AI | Den kan tage flere opkald samtidig |
| Du misser få opkald og ringer tilbage inden for en time | Ingen af dem | Så er det ikke din største smerte lige nu |
Når en ansat er bedst
En kontorassistent eller en sekretær kender dine kunder, dine priser og dine montører. Den ansatte kan svare på "hvornår kommer I?", fordi kalenderen ligger foran hende. Og hun kan bruge tiden mellem opkaldene på fakturaer og tilbud.
Prisen er en løn. Vi vurderer, at det for de fleste små firmaer er den dyreste af de tre. Den giver mest mening, når der er arbejde nok til en hel eller halv stilling, også uden telefonen. En ansat tager kun ét opkald ad gangen og har fri om aftenen.
Når et telefonpasningsbureau er bedst
Et bureau giver kunden et menneske i røret uden en ansættelse. Det er godt, når kunden er bange, vred eller bare vil tale med et menneske. Nogle bureauer tager også telefonen om natten. Det afhænger af aftalen.
Bureauet kender ikke dit fag. Det tager en besked efter den aftale, I har lavet. Hvor godt beskeden bliver, afhænger af, hvor godt du har forklaret, hvad du har brug for at vide. Spørg bureauet om pris for dit antal opkald, og om tillæg for aften og weekend.
Når en AI er bedst
En AI-telefonpasser tager telefonen døgnet rundt og kan tage flere opkald på samme tid. Hos Hej Ida spørger Ida, hvem der ringer, hvad der skal laves, og hvor. Du får en SMS lige efter opkaldet. Hun koster 995 kr. om måneden ekskl. moms for op til 150 opkald.
Hun er svagest, hvor mennesket er stærkest. En vred kunde er bedre hos et menneske. Hun giver ikke priser, faglige svar eller faste tider som standard. Og hun siger i første replik, at hun er en AI. Det kræver loven. Læs mere om hvorfor en AI skal sige, at den er en AI.
Du kan kombinere dem
- En ansat om dagen, en AI om aftenen. Kontoret tager telefonen i åbningstiden. Resten går til AI'en.
- AI først, ansat bagefter. AI'en tager imod og skriver beskeden. Den ansatte ringer tilbage, giver prisen og booker tiden.
- Du selv først, så en telefonpasser. Din mobil ringer hos dig. Tager du den ikke inden for cirka 10 sekunder, går opkaldet videre.
Den sidste er Hej Idas standard. Kunderne ringer til dit nummer som altid. Vil du have, at hun stiller akutte opkald om til dig, sætter vi det op sammen.
Tjekliste: seks spørgsmål, der vælger for dig
- Er der papirarbejde nok til en halv stilling, også uden telefonen? Ja: overvej en ansat.
- Skal kunden kunne få en pris eller en vurdering i telefonen? Ja: det kræver en, der kender faget.
- Kommer mange af dine missede opkald efter fyraften? Ja: en AI eller et bureau med aftenpasning.
- Er mange af opkaldene vrede kunder eller reklamationer? Ja: et menneske, ansat eller bureau.
- Ringer mange på samme tid, når det regner eller fryser? Ja: en AI kan tage dem samtidig.
- Misser du næsten ingen nye kunder? Ja: vent, og tæl igen om et halvt år.
Spørgsmål og svar
Hvad er billigst: et bureau, en AI eller en ansat?
Vores vurdering er, at en ansat bliver dyrest, fordi lønnen skal betales, også når telefonen er stille. Mellem et bureau og en AI afhænger det af dit antal opkald og af tillæg for aften og weekend. Spørg bureauet om en pris på dit eget antal opkald. Hej Ida koster 995 kr. om måneden ekskl. moms for op til 150 opkald.
Hvornår er et menneske bedre end en AI i telefonen?
Når kunden er vred, når opgaven kræver en faglig vurdering, når der skal sælges, og når kunden ikke vil tale med en AI. Så er en ansat eller et bureau bedre.
Kan en AI erstatte en sekretær?
Ikke helt. En AI kan tage de opkald, ingen ellers når, og give dig en besked. En sekretær kender kunderne, har kalenderen og laver papirarbejde. Du kan bruge en AI til aften og weekend og en ansat i dagtimerne.
Kan jeg bruge en AI og en ansat på samme tid?
Ja. Telefonen kan ringe hos den ansatte eller hos dig først. Tager ingen den, går opkaldet videre til AI'en. Den ansatte kan så ringe tilbage og booke tiden. Hos Hej Ida sætter vi det op sammen.
Læs også
Ring til demonummeret, og tal med Ida, som en kunde ville.
Ring 60 63 32 34Taler dansk · 14 dages gratis prøve