Kort fortalt
Når du ikke når telefonen, kan en kort sms holde på kunden. Skriv dit navn og firma i første linje, for kunden kender ikke dit nummer. Sig, hvornår du ringer, og hold det. Gem skabelonerne som faste svar på telefonen, så du kan sende dem med én hånd.
- Navn og firma først: kunden kender ikke dit nummer
- Én tid, du kan holde
- Gem dem som faste svar på telefonen
Hvorfor sende en sms efter et ubesvaret opkald?
Kunden ved ikke, om du så opkaldet. Hun ved ikke, om du ringer om ti minutter eller på mandag. Så hun ringer videre. En kort sms ændrer det. Nu ved hun, at du har set det, og hvornår hun hører fra dig.
En sms er også lettere end et opkald, når du står på en stige eller ligger under en vask. Du kan skrive den på ti sekunder og ringe, når du har tid.
9 sms-skabeloner, du kan kopiere
Skift [navn], [firma] og [tid] ud. Hold sms'en kort. Én tid, intet andet løfte.
| Situation | Sms'en |
|---|---|
| Ukendt nummer | Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg så, at du ringede. Jeg står på et job og ringer dig ved [tid]. Skriv gerne kort, hvad det drejer sig om. |
| Måske akut | Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg så dit opkald. Haster det, fx vand der løber, så svar JA, så ringer jeg i min næste pause. |
| Akut, du ringer snart | Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg har set det og ringer dig inden for en halv time. |
| Ny opgave, der kan vente | Hej, det er [navn] fra [firma]. Tak for dit opkald. Jeg ringer i aften efter kl. 17. Send gerne adressen og et billede af opgaven. |
| Kunden venter på et tilbud | Hej [kundens navn], det er [navn] fra [firma]. Jeg så, at du ringede om tilbuddet. Du får det [dag]. Jeg ringer, hvis jeg har spørgsmål. |
| Kendt kunde | Hej [kundens navn]. Jeg så dit opkald og ringer, når jeg er færdig her ved [tid]. |
| Efter fyraften | Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg så dit opkald i aften. Jeg ringer i morgen formiddag. |
| Du må sige nej tak | Hej, det er [navn] fra [firma]. Tak for din henvendelse. Jeg har desværre ikke tid til opgaven de næste uger. Jeg vil hellere sige det nu end lade dig vente. |
| Ferie | Hej, det er [navn] fra [firma]. Jeg holder ferie til og med [dato] og ringer, når jeg er tilbage. Haster det, kan du ringe til [kollega] på [nummer]. |
Fem regler for en god sms til kunden
- Navn og firma i første linje. Kunden har måske ringet til tre firmaer. Hun kender ikke dit nummer.
- Én tid, som du holder. "Ved 16-tiden" er bedre end "senere". Kan du ikke holde den, så skriv en ny.
- Ingen pris og ingen diagnose. Det tager du i telefonen, når du ved mere.
- Ingen reklame. Svar på det, kunden spurgte om. Tilbud på andre opgaver hører ikke hjemme her.
- Almindelig tekst. Ingen smileys og ingen forkortelser, kunden skal gætte.
Sådan gemmer du skabelonerne på telefonen
- Faste svar, når telefonen ringer. Både iPhone og Android kan afvise et opkald med en færdig sms. Du kan selv skrive dine faste svar under telefonens indstillinger for opkald.
- Tekstgenveje. De fleste telefoner kan lave et kort ord om til en hel sætning. Skriv fx "rtk", og telefonen skriver hele sms'en.
- En note. Den simpleste løsning. Kopiér skabelonen fra en note, og ret tiden.
Menuerne hedder forskelligt fra telefon til telefon. Søg i indstillingerne efter "svar med besked" eller "tekstgenvej".
Når du ikke har tid til at sende sms'en
Sms'en kræver stadig, at du ser opkaldet. På en travl dag med mange opkald når du det ikke. Så skal nogen svare for dig. Det kan være en kollega, din partner, et bureau eller en digital telefonpasser.
Ida tager de opkald, du ikke når. Hun spørger, hvem der ringer, hvad der skal laves, og hvor. Lige efter opkaldet får du en SMS med navn, nummer og en kort opsummering. Som standard sender Ida ikke sms til kunden. Vil du have, at hun gør, sætter vi det op sammen. Du kan også selv sende en, og skabelonerne ovenfor kan bruges, når du har læst hendes SMS.
Ida: Hej, det er Ida hos Kragh Maler. Jeg er en AI-assistent. Hvad kan jeg hjælpe med?
Kunde: Jeg vil gerne have malet stuen og gangen inden jul.
Ida: Det noterer jeg. Hvem taler jeg med?
Kunde: Jonas Vestergaard.
Ida: Hvad er adressen?
Kunde: Bakkevej 3 i Silkeborg.
Ida: Maling af stue og gang inden jul på Bakkevej 3 i Silkeborg, Jonas. Passer det?
Kunde: Ja, det gør det.
Ida: En medarbejder ringer dig op hurtigst muligt. Hej hej.
Spørgsmål og svar
Hvad skriver man i en sms efter et ubesvaret opkald?
Dit navn og firma, at du har set opkaldet, og hvornår du ringer. Fx: "Hej, det er Lars fra Hviid El. Jeg så, at du ringede. Jeg ringer ved 16-tiden."
Er det i orden at svare med sms i stedet for at ringe?
Som første svar, ja. Det fortæller kunden, at du har set det. Men ring, som du lover. Kunder, der kun får sms'er og aldrig et opkald, kan blive utrygge.
Kan Ida sende en sms til kunden for mig?
Som standard sender Ida ikke sms til kunden. Hun tager opkaldet og sender dig en SMS lige efter med navn, nummer og en kort opsummering. Vil du have, at hun også skriver til kunden, sætter vi det op sammen. Du kan også selv sende sms'en.
Hvordan svarer jeg med en sms, mens telefonen ringer?
Både iPhone og Android kan afvise et opkald med en færdig sms. Skriv dine faste svar i telefonens indstillinger for opkald. Menuen hedder forskelligt fra telefon til telefon.
Læs også
Ring til demonummeret, og tal med Ida, som en kunde ville.
Ring 60 63 32 34Taler dansk · 14 dages gratis prøve