Kort fortalt
En professionel telefonsvarerbesked siger firmaets navn, hvornår du ringer tilbage, og hvad kunden skal lægge i beskeden: navn, nummer, adresse og opgave. Har du en akut vagt, så sig nummeret. Hold den på tre-fire sætninger. Ring også tilbage til dem, der ikke lægger besked. Det er tit de nye kunder.
- Firmaets navn i første sætning
- Sig, hvornår du ringer tilbage, og hold det
- Bed om navn, nummer, adresse og opgave
Hvad skal en professionel telefonsvarerbesked indeholde?
Kunden ringer, fordi noget skal laves. Beskeden skal fortælle, at kunden har ramt det rigtige firma, og hvad der sker nu. Alt andet kan du skære væk.
- Firmaets navn. Kunden har måske ringet til tre firmaer. Navnet fortæller, at det er dig.
- Hvornår du ringer tilbage. "I dag" eller "i morgen formiddag". Sig kun det, du kan holde.
- Hvad kunden skal sige. Navn, nummer, adresse og hvad der skal laves. Så kan du ringe forberedt tilbage.
- Vejen ved akutte skader. Har du en vagt eller en kollega, så sig nummeret. Har du ikke, så sig det ikke.
Lad være med at sige, at opkaldet er vigtigt for dig. Det ved kunden ikke, før du ringer tilbage. Og drop lange indledninger. Kunden venter på bippet.
8 eksempler på telefonsvarerbeskeder
Skift [firma], [tid] og [nummer] ud med dine egne. Læs beskeden højt én gang, før du indtaler den. Lyder den stiv, så sig den med dine egne ord.
| Situation | Beskeden |
|---|---|
| Hverdag, kort | Hej, du har ringet til [firma]. Jeg kan ikke tage telefonen lige nu. Læg dit navn, din adresse og hvad der skal laves, så ringer jeg tilbage i dag. |
| Du står på en opgave | Du har ringet til [firma]. Jeg er ude på en opgave og har hænderne fulde. Læg en besked med navn og nummer, så ringer jeg, når jeg holder pause. |
| Efter fyraften | Du har ringet til [firma]. Vi har fyraften og er tilbage kl. [tid]. Læg navn, nummer og hvad det drejer sig om, så ringer vi i morgen. |
| Akut vagt | Du har ringet til [firma]. Haster det, fx vand der løber, eller strøm der er gået, så ring til vagten på [nummer]. Ellers læg en besked, så ringer vi tilbage. |
| Ferie | [firma] holder ferie til og med [dato]. Læg en besked, så ringer vi, når vi er tilbage. Ved akutte skader kan du ringe til [kollega] på [nummer]. |
| Billeder via sms | Du har ringet til [firma]. Skriv gerne en sms til dette nummer med din adresse og et billede af opgaven. Så kan jeg se, hvad det drejer sig om, når jeg ringer. |
| Engelsk | Hi, you have reached [firma]. Please leave your name, number and address, and tell us what you need. We will call you back today. |
| Meget kort | Det er [dit navn] fra [firma]. Sig dit navn og dit nummer, så ringer jeg tilbage. |
Sådan indtaler du beskeden
- Skriv teksten ned først. Vælg et eksempel ovenfor, og ret det til.
- Find et stille sted. Ikke i bilen med motoren i gang og ikke på pladsen, hvor nogen skærer fliser.
- Find menuen. På mange iPhones ligger den under Telefon, Telefonsvarer og Hilsen. Ellers ring til din telefonsvarer og følg menuen. Står du fast, så spørg dit teleselskab.
- Tal lidt langsommere, end du plejer. Navnet på firmaet især.
- Ring til dig selv fra en anden telefon. Lyt, om beskeden er til at forstå, og om den er kort nok.
- Skift beskeden, når situationen skifter. Ferie, sygdom og jul. En gammel feriebesked i marts ser sjusket ud.
Hvorfor lægger nye kunder ikke besked?
Håndværkere på fora fortæller det samme: kendte kunder lægger besked, nye kunder lægger tit bare på. En ny kunde kender dig ikke. Hun har en liste fra Google og ringer til den næste. Telefonsvareren virker derfor bedst på dem, du allerede har.
Brug listen over ubesvarede opkald, ikke kun listen over beskeder. Ring også tilbage til de ukendte numre uden besked. Eller send en kort sms. Skabeloner til den står i SMS-skabeloner, når du har misset et opkald.
Telefonsvarer eller telefonpasser?
En god telefonsvarer er typisk med i dit abonnement. Ringer du tilbage samme dag, og er de fleste af dine kunder nogle, du kender, så er den tit nok. Brug et af eksemplerne ovenfor, og lad det blive ved det.
Taber du nye kunder, fordi de lægger på, så hjælper en bedre besked ikke meget. Så skal nogen svare. Det kan være en kollega, din partner, et telefonpasningsbureau eller en digital telefonpasser som Ida. Ida svarer, spørger ind til opgaven og sender dig en SMS lige efter opkaldet.
Ida og telefonsvareren kan ikke tage det samme opkald. Din mobil sender opkaldet videre til Ida, når du ikke svarer, typisk efter ca. 10 sekunder. Hos nogle teleselskaber skal telefonsvareren slås fra, før viderestillingen virker. Vi sætter det op for dig. Vil du selv vide hvordan, så læs Sådan viderestiller du din mobil, når du ikke når den.
Spørgsmål og svar
Hvad skal man sige på en telefonsvarer til et firma?
Firmaets navn, hvornår du ringer tilbage, og hvad kunden skal lægge i beskeden: navn, nummer, adresse og opgave. Har du en akut vagt, så sig vagtens nummer.
Hvor lang skal en telefonsvarerbesked være?
Tre-fire korte sætninger. Kunden venter på bippet, så alt ud over navn, tid og hvad de skal sige, kan skæres væk.
Skal jeg skrive, hvornår jeg ringer tilbage?
Ja, hvis du kan holde det. "I dag" eller "i morgen formiddag" giver kunden ro. Et løfte, du ikke holder, gør det værre end ingen tid.
Kan jeg have både telefonsvarer og Ida?
Ikke på det samme opkald. Når du ikke svarer, går opkaldet videre til Ida i stedet for til telefonsvareren. Hos nogle teleselskaber skal telefonsvareren slås fra først. Vi sætter det op for dig.
Skal jeg have en besked på engelsk?
Har du mange udenlandske kunder, så sig en kort engelsk sætning efter den danske. Ida svarer selv på engelsk, hvis kunden taler engelsk.
Kilder
Læs også
Ring til demonummeret, og tal med Ida, som en kunde ville.
Ring 60 63 32 34Taler dansk · 14 dages gratis prøve