Vagttelefon, når I kun er få mand

Hvorfor er vagttelefonen svær, når I er få?

Et stort firma har en vagtcentral og mange montører at fordele vagterne på. Er I tre mand, har hver af jer vagt hver tredje uge. Og ringer telefonen kl. 23 om en dryppende hane, er det jeres søvn, der går.

Den enkle løsning er, at den, der har vagt, tager firmaets telefon med hjem. Det virker, indtil vagten bliver træt af at blive vækket af ting, der kunne vente. Så slukker han telefonen, og den rigtige vandskade ringer til en anden.

1. Et fælles vagtnummer, der flyttes

Firmaet har ét nummer til vagten. Det står på hjemmesiden og på bilerne. Hver gang vagten skifter, viderestiller I nummeret til den, der har vagt. Det kræver kun en kode i telefonen eller et klik hos teleselskabet.

• Godt: Billigt og enkelt. Kunden har ét nummer. Vagten taler selv med kunden og kan vurdere skaden med det samme.
• Skidt: Vagten tager alle opkald, også dem, der kunne vente. Glemmer I at flytte nummeret ved vagtskiftet, ringer det hos den forkerte.
• Passer til: Firmaer med få opkald om natten, hvor de fleste opkald faktisk er akutte.

Koden afhænger af teleselskabet. Se sådan viderestiller du din mobil, og test altid ved at ringe til nummeret fra en anden telefon efter skiftet.

2. Et telefonpasningsbureau tager imod

Vagtnummeret går til et bureau. Et menneske tager telefonen, skriver beskeden og ringer eller skriver til den, der har vagt. Nogle bureauer tager imod om natten. Det afhænger af aftalen.

• Godt: Et menneske tager imod. En bange eller vred kunde bliver talt til ro. Bureauet kan sortere efter jeres liste.
• Skidt: Det koster mere end et fælles vagtnummer, og natpasning kan koste ekstra. Bureauet kender ikke jeres fag og kan misforstå, hvad der haster.
• Passer til: Firmaer med mange natopkald eller kunder, der skal have et menneske i røret, fx boligforeninger.

Spørg bureauet om pris for nat og weekend, hvordan de giver beskeden videre, og om de kan bruge jeres egen liste over, hvad der er akut.

3. En AI tager imod og sorterer

Opkaldet går til en AI-telefonpasser. Hos Hej Ida er det Ida. Hun spørger, hvem der ringer, hvad der er sket, og hvor. Uden for åbningstid siger hun som standard, at der er lukket, og at kunden bliver ringet op næste åbningsdag. Haster det, lover hun, at I ringer hurtigst muligt.

• Godt: Opkaldet bliver sorteret. Du får en SMS lige efter opkaldet, og haster det, starter den med "HASTER!". Hun tager flere opkald på samme tid.
• Skidt: Som standard giver hun ingen faglige råd, og hun kan ikke vurdere skaden som en montør. En vred eller bange kunde er bedre hos et menneske.
• Passer til: Firmaer, hvor en stor del af natopkaldene kan vente til morgen.

Som standard tager Ida beskeden og sender SMS'en. Vil du have, at hun stiller akutte opkald om til dig, sætter vi det op sammen. Har I en vagtordning, aftaler vi også, hvem der skal have de akutte opkald.

De tre måder side om side

Sådan lyder et natopkald, der kan vente

Beskeden sendes som SMS lige efter opkaldet, til alle de numre, du har valgt. Der er ingen pause om natten: står telefonen hos den, der har vagt, blandt dem, får han SMS'en med det samme. Så kan han se på teksten, at det kan vente. Havde Rikke sagt, at vandet løb ud på gulvet, var SMS'en kommet med "HASTER!" øverst.

En vagtplan, I kan kopiere

Tjekliste, før I starter en vagtordning

1. Skriv ned, hvad vagten rykker ud til. Brug listen over, hvad der er akut i VVS og el som start.
2. Aftal tillæg eller afspadsering for vagten skriftligt. Tjek jeres overenskomst, eller spørg jeres arbejdsgiverforening.
3. Vælg en backup for hver uge, hvis vagten er syg eller allerede er ude.
4. Aftal et fast tidspunkt for vagtskiftet, og hvem der flytter nummeret.
5. Sig til kunden, hvad et udkald uden for normal tid koster, før I kører.
6. Test vagtnummeret efter hvert skifte: ring fra en anden telefon.
7. Kig på natopkaldene efter en måned. Hvor mange kunne have ventet?