Når konen eller kæresten tager firmaets telefon: hvornår går det galt?

Det, der virker, når din partner tager telefonen

I mange små firmaer er det konen, manden eller kæresten, der tager telefonen. Det er der gode grunde til. Hun kender de faste kunder ved navn. Hun ved, hvad en servicetime koster, og om I kan nå det i næste uge. Hun kan høre på en kunde, om det haster. Det kan hverken en telefonsvarer, et bureau eller en AI gøre lige så godt.

Så hvis ordningen virker hos jer, er der ingen grund til at skifte den ud. Men den har nogle svage steder. Dem kan det betale sig at kende.

Hvornår går det galt?

Håndværkere på fora fortæller om de samme brudpunkter. Det er erfaringer, ikke tal.

• To ringer på én gang. Din partner kan tage ét opkald. Det andet ryger på telefonsvareren, og en ny kunde lægger tit på.
• Hun har sit eget arbejde. Står hun i et møde, i en butik eller med en patient, når hun ikke telefonen. Så er I to, der ikke svarer.
• Beskeden når ikke frem. En seddel på køkkenbordet hjælper ikke, når du står i Silkeborg. Kunden har fået et løfte om tilbagekald, som du ikke kender til.
• Løfter, du ikke har givet. "Han kommer på torsdag" er nemt at sige i telefonen. Det er sværere at holde, når du ikke vidste det.
• Ferie og sygdom. Holder I fri sammen, er der ingen til at tage telefonen.
• Firmaet vokser. Til sidst sidder hun i telefonen hele dagen, uden at nogen har besluttet det.
• Aften og weekend. Firmaets telefon ringer midt i aftensmaden. Det slider på mere end firmaet.

Beskedlisten: det skal hun spørge om hver gang

Den simpleste forbedring er en fast liste. Så får du de samme oplysninger hver gang, og du kan ringe forberedt tilbage. Print den, eller læg den som en note på hendes telefon.

1. Hvem ringer? Fulde navn og nummer. Også selvom nummeret står på skærmen.
2. Hvad skal laves? Med kundens egne ord.
3. Hvor? Adresse med postnummer eller by. Etage, hvis det er en lejlighed.
4. Haster det? Løber vandet, er strømmen gået, bliver skaden værre? Så skal du have det med det samme. Ved fare for liv: ring 112.
5. Hvornår kan kunden? Ikke en aftale. Bare kundens ønske.
6. Gentag det til sidst. Navn, opgave og adresse. Så kan kunden rette det.
7. Send det videre med det samme. Én sms til dig, samme sted hver gang.

Fire ting, I skal aftale

1. Ét sted til beskederne. En sms til dig, en fælles note eller en fælles tråd. Ikke sedler, ikke hukommelsen.
2. Hvornår du ringer tilbage. Fx samme dag for nye kunder, med det samme for det, der haster. Så kan hun sige det til kunden.
3. Hvornår hun holder fri. Fx ingen opkald efter kl. 18 og i weekenden. Så tager telefonsvareren eller en anden over.
4. Hvad der sker i ferien. Hvem tager telefonen, og hvad siger telefonsvareren? Se Ferie og telefonen.

Partner, telefonsvarer eller telefonpasser?

I kan bruge to af dem. Din partner tager de opkald, hun kan, og Ida tager resten. Viderestillingen virker fra den telefon, der har firmaets nummer. Ringer telefonen ud, går opkaldet videre til Ida. Vi sætter det op for jer.

Som standard kender Ida ikke jeres faste kunder og giver ikke priser eller faste tider. Vil du have, at hun gør, sætter vi det op sammen. Din partner gør det stadig bedre, når kunden er en fast kunde. Ida er der til de opkald, ingen andre når.