Ferie og telefonen: sådan går de akutte kunder ikke til konkurrenten

Hvad sker der med opkaldene, når du holder ferie?

Kunderne ringer som altid. De fleste kan godt vente en uge med et nyt badeværelse. Men en kunde med en utæt radiator eller en sikring, der springer, kan ikke vente. Hører hun kun et ring, finder hun et andet firma.

Du skal ikke selv tage telefonen i ferien. Kunden skal bare have et svar og vide, hvad der sker nu. Det kan du ordne, før du tager af sted.

Tjekliste: en uge før ferien

1. Beslut, hvad der haster i din ferie. Fx vand, der løber, eller ingen strøm. Resten kan vente.
2. Aftal med en kollega eller et firma, du stoler på, at de tager det, der haster. Aftal også, hvordan I afregner.
3. Fortæl de kunder, du har en sag med, at du holder ferie, og hvornår du er tilbage.
4. Ret åbningstiden på din hjemmeside og din Google-profil, så kunderne kan se, at du holder lukket.
5. Indtal en ny besked på telefonsvareren, eller sæt viderestillingen op. Se de to næste afsnit.
6. Sæt et autosvar på din mail med datoerne og et nummer til det, der haster.
7. Test det hele fra en anden telefon, før du rejser.
8. Sæt en påmindelse til den første dag efter ferien: slå viderestillingen fra, og ret telefonsvareren tilbage.

Hvad skal telefonsvareren sige i ferien?

Kort og konkret. Sig, at firmaet holder ferie, hvornår du er tilbage, og hvad kunden gør, hvis det haster. Sig nummeret langsomt.

Flere eksempler finder du i telefonsvarerbeskeder til håndværkere.

Viderestil telefonen til en kollega

Vil du slet ikke have opkald i ferien, kan du viderestille alle opkald til en kollega. Så ringer din mobil ikke. Hos Oister er koden **21*+45nummer#, og du slår den fra med ##21#. Hos TDC er koden *72 og nummeret, og du slår den fra med *73.

Har du et andet teleselskab, så spørg dit teleselskab, eller se deres hjælpeside. Vil du kun have de opkald, du ikke når, sendt videre, så læs koderne til viderestilling ved ingen svar.

Viderestilling af alle opkald lægger hele telefonen hos kollegaen. Det er en stor tjeneste at bede om midt i højsæsonen. Aftal på forhånd, om han kun tager det akutte, eller om han også skriver de andre opkald ned.

Hvis Ida tager telefonen

Har du Ida, tager hun telefonen i ferien, som hun gør resten af året. Hun spørger, hvem der ringer, hvad der skal laves, og hvor. Det, der haster, markerer hun som haster. Du får en SMS efter hvert opkald, og du bestemmer selv, om du læser dem.

Som standard ved Ida ikke, at du holder ferie. Hun siger det samme som resten af året: at en medarbejder ringer tilbage. Skal hun sige noget særligt i din ferie, fx hvornår du er tilbage, så sætter vi det op sammen. Vil du have, at hun stiller akutte opkald om til dig eller en kollega på vagt, sætter vi det op sammen. Som standard tager hun en besked og sender dig en SMS.

Ida laver ikke arbejdet, og hun kan ikke sende en mand ud. Skal en kunde have hjælp i ferien, skal der stadig være en kollega, der kan køre. Læs mere om tag og telefonen.

Den første dag efter ferien

• Slå viderestillingen fra, og ring til dig selv fra en anden telefon for at tjekke det.
• Indtal den gamle besked på telefonsvareren igen.
• Gå listen over ubesvarede opkald og beskeder igennem. Start med dem, der har ventet længst.
• Ring til kollegaen, og hør, hvad han tog for dig.