Kort fortalt
Tag ikke telefonen på taget. Lad en telefonsvarer sige, hvornår du ringer tilbage. Tjek opkaldene i dine pauser. Send en kort SMS, når du er nede. Lad en kollega eller kontoret tage den. Eller viderestil ved ingen svar til en telefonpasser. Det vigtigste er, at kunden ved, hvornår hun hører fra dig.
- En telefonsvarer, der siger, hvornår du ringer tilbage
- Faste ringetider i pauserne og en SMS fra jorden
- Viderestilling ved ingen svar til en, der kan tage den
Først: tag den ikke
Et opkald kan vente ti minutter. Du skal ikke slippe stigen for at tage det. Problemet er ikke selve opkaldet. Det er kunden, der ikke ved, om nogen har hørt hende. Hun ringer til det næste firma på listen. De fem råd her handler om at give hende et svar uden at tage telefonen.
1. Lad telefonsvareren sige, hvornår du ringer tilbage
En telefonsvarer, der bare siger dit navn, får mange til at lægge på. Sig, hvornår du ringer tilbage, og bed kunden sige navn, adresse og hvad det drejer sig om. Ring så tilbage, når du har lovet det.
Flere forslag står i 8 eksempler på en telefonsvarerbesked.
2. Faste ringetider i pauserne
Tjek ubesvarede opkald hver gang du er nede: til formiddagskaffen, til frokost og ved fyraften. Ring tilbage til dem, der ikke har lagt en besked, også. Hvornår det er bedst at ringe tilbage, står i Skal du ringe tilbage med det samme eller efter fyraften?.
3. Send en kort SMS fra jorden
Har du ikke tid til at ringe tilbage, så skriv. En SMS på to linjer er nok. Den fortæller kunden, at du har set opkaldet.
Flere skabeloner står i SMS-skabeloner efter et ubesvaret opkald.
4. Lad en kollega eller kontoret tage den
Er I flere på pladsen, kan den, der står på jorden, tage telefonen. Har du en på kontoret, er det endnu bedre. Hun kender kunderne og kan svare på mere end en telefonpasser. Det holder bare ikke, når hun selv har travlt med andet, eller når I alle er på taget. Læs om når partneren tager firmaets telefon.
5. Viderestil ved ingen svar
Du kan sætte mobilen til at sende opkaldet videre, når du ikke tager den. Telefonen ringer hos dig først. Tager du den ikke inden for fx 10 sekunder, går opkaldet videre til en kollega, et telefonpasningsbureau eller en digital telefonpasser. Kunden ringer til dit nummer som altid.
Hos Oister er koden **61*+45nummer#. Koden er forskellig fra teleselskab til teleselskab. Se koderne pr. teleselskab, eller spørg dit teleselskab.
Ida er en digital telefonpasser. Når opkaldet går videre til hende, spørger hun, hvem der ringer, hvad der skal laves, og hvor. Lige efter opkaldet får du en SMS. Haster det, starter SMS'en med "HASTER!". Vil du have, at hun stiller akutte opkald om til dig, sætter vi det op sammen. Viderestillingen sætter vi også op for dig.
Ida: Hej, det er Ida hos Fjord Tag. Jeg er en AI-assistent. Hvad kan jeg hjælpe med?
Kunde: Det regner ind i soveværelset efter stormen i nat.
Ida: Det lyder træls. Hvem taler jeg med?
Kunde: Gitte Bro.
Ida: Hvad er adressen?
Kunde: Havnevej 3 i Juelsminde.
Ida: Det regner ind i soveværelset på Havnevej 3 i Juelsminde, Gitte. Passer det?
Kunde: Ja.
Ida: Tak. Jeg markerer det som haster. Du bliver ringet op hurtigst muligt.
Hvad passer til dig?
| Løsning | Godt, når | Svagt, når |
|---|---|---|
| Telefonsvarer | Kunden gerne lægger en besked | Kunden lægger på uden at sige noget |
| Faste ringetider | Du har pauser, du kan regne med | Opgaven haster for kunden |
| SMS fra jorden | Du kan ringe tilbage samme dag | Du først kan skrive efter flere timer |
| Kollega eller kontor | Nogen altid er ved telefonen | Alle er på pladsen, eller kontoret er lukket |
| Viderestilling til en telefonpasser | Du vil have alle opkald taget | Kunden har brug for et fagligt svar med det samme |
Du kan godt bruge to af dem på én gang: en telefonsvarer eller en telefonpasser i dagtimerne, og faste ringetider til at ringe tilbage. Vil du vide mere om, hvordan en digital telefonpasser virker, så læs om AI-receptionisten.
Spørgsmål og svar
Hvad gør jeg, når telefonen ringer, mens jeg står på taget?
Lad den ringe. Sørg for, at kunden får besked: en telefonsvarer, der siger, hvornår du ringer tilbage, en SMS når du er nede, eller en viderestilling til en, der kan tage den.
Hvordan viderestiller jeg min mobil, når jeg ikke tager den?
Med en kode for viderestilling ved ingen svar. Hos Oister er den **61*+45nummer#. Hos TDC er den *92 og nummeret. Har du et andet teleselskab, så spørg dem, eller se deres hjælpeside.
Ringer telefonen stadig hos mig, når jeg har viderestilling?
Ja, ved viderestilling ved ingen svar ringer den hos dig først. Først når du ikke tager den inden for det antal sekunder, du har valgt, går opkaldet videre.
Kan Ida stille et akut opkald om til mig?
Som standard tager Ida en besked og sender dig en SMS, der starter med HASTER, når det haster. Vil du have, at hun stiller akutte opkald om til dig, sætter vi det op sammen.
Kilder
Læs også
Ring til demonummeret, og tal med Ida, som en kunde ville.
Ring 60 63 32 34Taler dansk · 14 dages gratis prøve